Uzavírání obchodů na finančních trzích by se mělo řídit určitými pravidly, které eliminují operační riziko. Korporace by si měly nastavit systém/proces fungující na stejných principech jako proces uzavírání obchodů, který je nastaven v bankách.
Základem jsou oddělené kompetence (angl. segregation of duties) front office, middle office a back office. Je velmi důležité, aby byly pravomoci jednotlivých funkcí procesu (front, middle, back) odděleny, tj. aby všechny tři funkce nevykonávala současně jedna a ta samá osoba.
| Front office | obchodník, osoba uzavírající obchod na finančním trhu |
| Middle office | kontrola, osoba schvalující obchod a kontrolující dodržování interních limitů spojených s obchodováním. Např. limit na obchod, limit na protistranu, limit na časové období (den/ týden/ měsíc), limit na dealera |
| Back office | konfirmace, osoba porovnávající konfirmace protistrany s údaji o obchodě v interní evidenci a potvrzující, zda interní evidence se shoduje s evidencí protistrany a zabezpečuje vypořádání obchodu |
V bance je každý z uvedených týmů tvořen několika lidmi, naproti tomu v korporátním treasury se procesu obchodování obvykle účastní 2 až 3 lidi. Z tohoto důvodu (a taky vzhledem k nutnosti zastupování v případě nepřítomnosti) není často možné přiřadit každé funkci (front, middle, back) alespoň jednoho pracovníka, který by vykonával jenom uvedenou funkci. V praxi se to řeší tak, že se interním předpisem přiřadí jednotlivým osobám funkce, které můžou vykonávat a zároveň se stanoví, které funkce se u každého konkrétního obchodu vzájemně vylučují (tzn. v případě, že daná osoba u konkrétního obchodu vykonala funkci front office, nemůže již vykonat middle office, ani back office).
Příklad
Oddělení treasury o 3 lidech (vedoucí, pracovník 1 a pracovník 2). Je stanoveno, že funkce front office se vylučuje s ostatními funkcemi.
Vedoucí – povolené funkce middle a back
Pracovník 1 – povolené funkce front a back
Pracovník 2 – povolené funkce front a middle
V takto nastaveném prostředí může konkrétní obchod uzavřít buď Pracovník 1 anebo Pracovník 2. Když byl dealerem pracovník 1, funkci middle může udělat jeden z dvojice vedoucí, pracovník 2 a funkci back musí vykonat vedoucí. Když obchod uzavřel pracovník 2, funkci middle musí vykonat vedoucí a funkci back může vykonat jeden z dvojice vedoucí, pracovník 1.
Obzvlášť doporučuji nastavit pravidla tak, aby se vzájemně vylučovaly všechny 3 funkce, tzn. u každého obchodu se do procesu musí zapojit 3 různé osoby. Tím se významně eliminuje riziko toho, že by si jedna a ta samá osoba navrhla obchod, uzavřela obchod, potvrdila protistraně účty, přes které se obchod vypořádá a neexistoval by nikdo, kdo by zkontroloval, zda tím nedošlo k zneužití prostředků společnosti nebo zda se takovým obchodem společnost nevystavuje nechtěnému riziku.
| 1. | návrh parametrů obchodu (částka, měna, produkt, data vypořádání, možné protistrany), |
| 2. | schválení návrhu – většinou funkce middle office, kontroluje se, zda jsou parametry navrženého obchodu v souladu s interními předpisy / limity, |
| 3. | uzavření obchodu – funkce front office, |
| 4. | schválení uzavřeného obchodu – funkce middle office, kontroluje se, zda parametry uzavřeného obchodu odpovídají parametrům, které byly schváleny v návrhu (bod 2), |
| 5. | zadání obchodu do interní evidence (Treasury Management System) |
| 6. | konfirmace – funkce back office, kontrola konfirmace protistrany s interní evidencí a kontrola instrukcí pro vypořádání obchodu, potvrzení konfirmace |
| 7. | zaúčtování obchodu |
| 8. | vypořádání obchodu |